Google Apps & Industri Asuransi

Google Apps ini menjadi semakin populer di kalangan perusahaan dari semua ukuran, dengan lebih dari 4 juta bisnis yang saat ini menggunakan layanan ini. Perusahaan terkemuka seperti Genentech, Salesforce.com, dan bahkan kota besar seperti Kota Los Angeles dan Washinton DC telah berpindah untuk mengelola email mereka, dokumen, kalender, dan sistem inti lainnya secara online dengan Google. Jadi, apakah Google Apps cocok untuk industri asuransi? Mari kita lihat - tapi pertama-tama, mari kita menjawab dua pertanyaan penting:

1. Apa itu Google Apps ?
2. Mengapa begitu banyak bisnis menggunakannya ?

Apa sih Google Apps ?

Google Apps merupakan seperangkat alat yang menunjang produktivitas bisnis secara online. Aplikasi yang membentuk Google Apps sama dengan apa yang Anda temukan dalam perangkat lunak office suite tradisional, seperti Microsoft Office. Tapi tidak seperti perangkat lunak tradisional yang terinstal dan diakses di komputer anda hard-drive, Google Apps adalah layanan hosting dan diakses sepenuhnya secara online (di awan). Akibatnya, Google Apps mendukung kolaborasi lebih mudah dan akses mobile dari perangkat lunak office suite tradisional. Sehingga dengan Google Apps, anggota tim Anda mampu berkolaborasi pada dokumen atau proyek yang sama  secara bersamaan dari mana saja.

Fitur inti dari Google Apps mencakup email perusahaan disebut sebagai Gmail, kolaborasi dokumen dikenal secara kolektif sebagai Google Docs; manajemen waktu dalam level perusahaan dan agenda yang disebut Google Calendar, sebuah fitur untuk membangun intranet dan dapat dikelola secara tim disebut Google Sites, dan alat komunikasi chatting, panggilan suara & video dikenal sebagai Google Talk.

• Gmail: Bayangkan bisa dengan aman mengakses email perusahaan Anda dari mana saja di dunia melalui internet atau ponsel pintar Anda. Sekarang bayangkan kenyamanan yang sama tanpa server mahal, perangkat lunak, lisensi, dan kebutuhan pemeliharaan yang terkait dengan sistem email bisnis seperti Microsoft Exchange Server dan Outlook Web Access. Ditambahkan dengan antarmuka yang mudah digunakan, cepat mencari dan mengelola email Anda. Dengan kapasitas 25GB. Serta  teknologi spam filtering terbaikyang up to date, dan Anda akan mulai memahami kekuatan dan kenyamanan dari Gmail. Secara sederhana, Gmail dengan teknologi tinggi, namun mudah digunakan, email sistem yang dapat menghemat waktu berharga perusahaan Anda dan uang.

• Google Docs: Apakah Anda pernah menjadi bagian dari sebuah tim di mana setiap anggota harus berkontribusi pada dokumen atau laporan, dan memberikan umpan balik tentang kontribusi yang diberikan oleh orang lain? Jika demikian, maka Anda mungkin pernah mengalami betapa sulitnya dapat untuk berkolaborasi menggunakan perangkat lunak perkantoran tradisional. Biasanya, setiap anggota tim harus memiliki salinan dari file mereka sendiri. Jadi sering terjadi bahwa ada beberapa versi dari file yang sama di komputer masing-masing orang, dan setelah masing-masing orang membuat kontribusi mereka, menjadi sulit untuk menentukan versi dari file tersebut adalah yang terbaru dan paling lengkap. Google Docs menghilangkan masalah itu sama sekali. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat, berbagi dan berkolaborasi pada dokumen yang benar online - yang berarti semua anggota tim yang berwenang dapat mengakses dan bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan. Saat ini Google Documents mencakup word, spreadsheet, presentasion dan Form. Seperti yang dijelaskan Google, alat ini memungkinkan Anda untuk "mengimpor dan kolaborasi dalam mengedit atau mempublikasikan dari doc, xls,.. Csv,. Ppt,. Txt,. Html,. Pdf dan format file lainnya.." Dengan kata lain, dengan menggunakan Google Docs, Anda dapat membuka, mengedit dan menyimpan file ke dan dari Kantor format yang paling populer file Microsoft - termasuk Word, Excel, dan PowerPoint versi terbaru - tanpa harus membeli, menginstal atau menggunakan Microsoft Office. Wow!

• Google Calendar: Kalender Google memiliki semua fitur yang Anda harapkan dari sistem kalender  untuk perusahaan, termasuk sharing kalender dengan rekan kerja, dan kemampuan: untuk membuat acara baik pribadi maupun bersama, untuk membuat beberapa kalender, untuk melakukan sinkronisasi dengan perangkat lunak lain, dan menerima pengingat berupa email, pop up maupun sms. Tetapi juga memiliki beberapa fitur yang mungkin tidak pernah anda bayangkan, seperti: kemampuan untuk drag dan drop acara dari satu tanggal ke tanggal yang lain, kemampuan untuk dengan cepat menambahkan event dengan mengetik frase Bahasa Inggris standar seperti "Rapat Dewan di jam 6 sore besok," dan kemampuan untuk menerima pesan sms pengingat pada ponsel Anda. Tentu saja, Google Calendar juga memainkan perannya dengan baik di Gmail sehingga ketika email masuk berisi kata-kata pemicu (seperti "pertemuan") atau tanggal dan waktu, sebuah  link "tambahkan ke kalender" muncul memberikan Anda pilihan untuk menambahkan acara ke Google Calender Anda. Menakjubkan!

• Google Sites: Jika Anda membutuhkan cara cepat dan mudah untuk berbagi berita, informasi, dokumen, kalender, dan video antara tim-tim kecil atau semua staf di perusahaan, Google Sites adalah solusi terbaik Anda. Google Sites memungkinkan Anda untuk membangun berbagai situs untuk sebuah tim dan intranet, dan untuk menentukan hak akses yang terpisah untuk masing-masing situs. Andapun bisa memutuskan siapa yang memiliki hak akses terhadap situs tersebut - semua bisa dilakukan tanpa coding. 

• Google Talk: Google Talk adalah fasilitas chat dan aplikasi komunikasi yang memungkinkan Anda untuk berkirim pesan instan dengan pengguna Google Talk lainnya baik di dalam dan di luar perusahaan Anda. Google Talk juga termasuk fitur voice over internet protocol (VOIP) yang memungkinkan Anda untuk berbicara dengan orang lain melalui koneksi internet Anda. Itu benar - ketika Anda menggunakan fitur VOIP dari Google Talk, tidak ada biaya jarak jauh bahkan ketika Anda menelepon yang jaraknya setengah jalan di seluruh dunia. Tapi tunggu ... masih ada lagi: Google Talk juga termasuk panggilan video. Selama kedua belah pihak memiliki webcam dan diaktifkan, Anda dapat saling melihat saat Anda berbicara. Apa cara terbaik untuk tetap berhubungan dengan pekerja Anda yang jaraknya jauh ?

Hal penting lain termasuk Google Contact untuk mengelola informasi kontak secara terpusat, dan Google Video yang pada dasarnya merupakan YouTube versi perusahaan.

Mengapa banyak perusahaan beralih ke Google Apps?

Perusahaan yang beralih ke Google Apps untuk tiga alasan utama:

1. Untuk menghemat waktu: Email berbasis web, aplikasi kolaborasi, dan fitur untuk mengakses informasi perusahaan dari jarak jauh (meski jauh dari meja dan di mana saja) membantu untuk meningkatkan produktivitas dan menciptakan penghematan waktu yang luar biasa untuk bisnis.
2. Untuk menghemat uang: Karena Google Apps merupakan hosting di awan, tidak memerlukan perangkat keras atau perangkat lunak dengan administrasi minimal. Hal ini memungkinkan untuk penghematan biaya yang signifikan dibandingkan dengan perangkat lunak perkantoran konvensional.
3. Untuk menghilangkan kerumitan: Sekali lagi, karena Google Apps  merupakan hosting di awan, bisnis terhindar dari kerumitan memelihara dan membuat upgrade dan patch untuk  software dan  server yang mahal. Bahkan, Google Apps secara otomatis menyesuaikan ukuran dan tingkat aktivitas perusahaan Anda. Jadi ketika perusahaan anda tumbuh atau menjadi lebih aktif, sumber daya server yang dibutuhkan untuk mendukung peningkatan secara otomatis dialokasikan di belakang layar. Dengan kata lain, Google menangani semua angkat berat untuk Anda.

Jadi bagaimana dengan industri asuransi?

Jelas ada privasi khusus dan persyaratan keamanan di industri asuransi. Apakah Google Apps dapat memenuhi persyaratan ini? Seberapa aman data Anda dapat benar-benar jika dihost dan diakses di awan? Diakui, asuransi adalah bisnis yang sensitif dan menyimpan data klien di luar perusahaan perlu membiasakan diri. Meskipun demikian, ini adalah pergeseran paradigma teknologi yang kita semua harus menerimanya cepat atau lambat. Jadi, asumsi bahwa informasi yang disimpan pada sistem lokal kita lebih aman ini adalah salah.

Sebagai contoh, perhatikan kebijakan menyimpan uang Anda di bawah kasur Anda versus menyimpannya dalam Bank federal yang diasuransikan. Di bawah kasur Anda, uang Anda hanya dapat diakses dari satu tempat, dan aman karena kamar tidur Anda dan tempat sekitarnya. Jika ada kebakaran atau bencana lainnya, semua uang yang disimpan di sana akan hilang. Tetapi ketika Anda menyimpan uang Anda di bank, itu lebih mudah diakses dan jauh lebih sedikit rentan terhadap pencurian atau bencana. Keamanan dan kenyamanan yang disediakan bank, jauh melebihi apa yang anda bisa sediakan sendiri.

Hal yang sama tentunya berlaku untuk data. Tapi bukan menyimpan data sensitif mereka di bank tradisional, perusahaan mulai menyadari keuntungan dari menyimpan data mereka di sebuah pusat data. Sebuah pusat data pada dasarnya adalah sebuah bank yang dirancang untuk menyimpan data secara aman. Google mengoperasikan jaringan terbesar pusat data yang terdistribusi di seluruh dunia. Fasilitas mereka dilindungi sepanjang waktu, dan mereka memiliki tim operasi keamanan yang berdedikasi dan berfokus menjaga keamanan lingkungan mereka. Google telah berhasil melewati SSAE 16 (audit yang sama diperlukan untuk prosesor klaim asuransi dan perusahaan pengolahan kredit). Selain itu, Google Apps menyediakan built-in pemulihan bencana, perjanjian uptime 99,9%, skalabilitas global, dan keamanan kelas dunia. Dapatkah perusahaan Anda memenuhi hal itu?

Penghematan Biaya dengan Google Apps vs Microsoft Exchange

Contoh di bawah menunjukkan bagaimana sebuah perusahaan hanya dengan 25 karyawan bisa menghemat lebih dari $ 30000 per tahun dengan beralih ke Google Apps.

Kesimpulan:

Dengan peningkatan keamanan, akses informasi lebih luas, dan penghematan biaya yang luar biasa, Google Apps dipastikan siap untuk industri asuransi. Jika Anda masih tidak nyaman untuk menyimpan data yang sensitif di luar perusahaan, tanyakan pada diri Anda: apakah perusahaan Anda benar-benar memiliki keamanan data tingkat tinggi yang sama dengan Google? Paradigma lama untuk menyimpan semua data perusahaan in-house menjadi lebih dan lebih usang. Tidak hanya kenyamanan yang sama, kolaborasi, dan efektivitas biaya dengan menggunakan Google Apps patut menjadi pertimbangan.

Untuk mengetahui bagaimana Anda dapat menggunakan layannan Google Apps, Anda dapat menghubungi kami melalui form yang telah kami sediakan di sebelah kanan. Terima Kasih. (Source)